Kurumsal Mail Yazma Kuralları

  • 01 Aralık 2017
  • 110 kez görüntülendi.

adreslerinizden yapacağınız iç ve dış yazışmalarda aşağıdaki kurallara dikkat edilmesi şirketinizin kurumsal kimliği açısından önem taşımaktadır. Bu nedenle herkesin zaman ayırıp aşağıdaki yazıyı sonuna kadar okumasını rica ederiz.

Kurumsal Mail Yazma Kuralları

Kurumsal Yazarken Dikkat Edilecek Temel Noktalar:

GİRİŞ VE SELAMLAMA KURALLARI

1. İletişim kurulması amaçlanan ilk kişiyi KİME: satırına yazılmalı.
2. Mesajın ilgilendirdiği diğer kişileri BİLGİ CC: satırına yazılmalı.
3. Varsa; diğer alıcıların görmesini istemediğiniz ( adresi gizlenecek) kişi BİLGİ BCC: satırına yazılmalı.
4. Muhakkak konu belirtilmeli. Çünkü gönderilen maillerde karşı tarafa ulaşan ilk bilgi KONU‘dur. Konu satırına yazacağınız başlık mailinizin okunup okunmayacağını veya okunmak için ertelenip ertelenmeyeceğini belirleyen en önemli faktördür.
5. Mail içeriğine Selamlama (Sayın Yetkili, Merhaba Enes Bey, Sayın Onur ŞAHİN vb.) ile başlanmalı. Selamlamanın ardından yeni paragrafa geçilmeli. E-­posta diğer dillerde yazılırken de aynı formatta olmalı. Gruba mail atılırken (Sayın İlgililer / Sayın Yetkililer) olarak selamlama yapılmalıdır.
6. Bazı isimleri her iki cinsiyette kullanılabilir (Deniz, Hasret, Aşkın, Özgür vb. ). Bu tür ismi olan kişilere mail gönderirken kişinin cinsiyetinden emin değilseniz soyadını kullanarak hitap etmelisiniz. Örneğin; Sayın Şahin…
7. Kolay gelsin, Selam, hi, Mrb, Slm gibi profesyonellikten uzak, bilgisizce kullanılan kelimelerle selamlama kesinlikle yapılmamalıdır.
8. Selamlama sırasında çift hitap kullanılmaması gerekir. “Sayın Bay Hasan”
9. Alıcıya verilmek istenen mesaj kısa ve net olarak iletilmeli, iş esnasında alıcının zamanını öldürmeyecek şekilde akıcı bir mail yazılmalı ve imla kurallarına dikkat edilmelidir.
10. Mesaj uğurlama (İyi çalışmalar dilerim / dileriz) ile kapatılmalıdır.
11. İmzanız muhakkak olmalı (İsim, departman, irtibat vs. gerekli gördüğünüz bilgiler)

E-­POSTA YAZIM KURALLARI (GÖVDE KURALLARI )

12. E-­postalar kısa ve özlü olmalıdır. Karşı tarafın sisteminin kapasitesini düşünerek gereksiz ileti gönderimleri yapmaktan ve sistemleri meşgul etmekten kaçınılmalıdır.
13. Ne olursa olsun hiçbir e-­posta büyük harfle yazılmaz. Çünkü büyük harf yazılı iletişimde bağırma anlamı taşır.
14. Şirket dışında birisine e-­posta gönderilirken yazılan mailde çoğul ifadeler kullanılmalıdır. Unutulmamalıdır ki; gönderdiğiniz iletide firmamızı temsil ediyorsunuz (Örneğin; Firmamıza/Şirketimize iletilmesi hususunda yardımlarınızı rica ederiz vb.)
15. Yazdığınız kişi veya gruba kendinizi en iyi şekilde ifade etmek için açık ve net cümleler kurmaya, konuyu fazla uzatmadan ifade etmeye özen göstermelisiniz.
16. Noktalama işareti kelime bitimine konur, bir boşluk bırakılarak yeni kelime yazılır.
17. Noktalama işaretleri peş peşe kullanılmamalıdır. Cümlelerin sonuna, “?????” ya da “!!!!!” gibi noktalama işaretlerinin art arda konularak oluşturulan e-­postalar profesyonel yazım tarzı değildir.
18. E-­postalarda esprili veya alaycı bir dil kullanılmamalıdır.
19. Karşınızdaki insanın/insanların sizin yaptığınız kısaltmaları anlamama olasılığından bilinen kısaltmalar dışında çok fazla kısaltma kullanılmamalıdır.
20. Yazılı iletişimde beden dilini tam anlamıyla kullanabilmek olanaksızdır. İnsanlar zaman içerisinde bu durumun önüne geçebilmek için şekilleri ve harfleri kullanarak duygu ve düşüncelerini ifade etmeye çalışmaktadır. (:D, :S, :O vb.) Bu semboller iş yaşamı ve yazışmalarında kullanılmamalıdır.
21. Dil bilgisi kurallarına uygun yazı yazmak oluşabilecek olası iletişim kazalarının önüne geçeceği gibi kurumsal kimliğinizin yüzü olduğu da unutulmamalıdır.

EK KURALLAR

22. E-­posta ile beraber ekli dosya gönderecekseniz; göndereceğiniz dosyanın uzantısı evrensel standartta olmalıdır. (Word=.doc, Excel=.xls, Powerpoint=.ppt vb.)
23. Ek dosyayı alıcının değiştirmesini istemiyorsanız ya da her bilgisayarda uygun olarak açılmasını istiyorsanız evrensel PDF formatında göndermeniz daha uygun olacaktır.
24. docx, .odt vb. formatında hazırlanan bir dosya .doc formatına dönüşürken şekillerde kayma, renk değişikliği vb. değişikler olmaktadır. Karşı tarafın/tarafların ofis yazılımlarının sürümleri dikkate alınmalıdır.
25. Gönderdiğiniz ekler düşük boyutlu olmalıdır. Alıcının posta kutusu gereksiz doldurulmamalı, sistem gereksiz yorulmamalıdır.
26. Yazının içeriği birkaç ek ile anlatılıyor ise (Ek1 -­ Ek2 – ­Ek3 gibi) eklemeler ile belirtilmeli. Önemli ekler ıslak imza yapılıp taratılarak gönderilmelidir.

SONLANDIRMA KURALLARI

27. Unvan bakımından eşitiniz ya da astınıza yazdığınız maillerde “bilgilerinize sunarım, rica ederim vb.” ifadeleri kullanılmalıdır.
28. Her mail iyi dilek ifadeleri ile sonlandırılmalıdır. (Saygılarımızla, İyi çalışmalar vb.) Bu kuralın dışında belirtilen iyi dilek ifadeleri (kolay gelsin, görüşürüz, bye vb.) yazım kurallarına ve görgü kurallarına aykırıdır.
29. Tüm e-­postalar “Saygılarımla” ifadesi ile bitirilir.
30. İletilerde mutlaka imza olması gerekir.

ÖNEMLİ NOT;
– Tereddüt ettiğiniz ya da konu ile ilgili yeterince bilgiye sahip olmadığınız durumlarda yetkilinizden e-­posta ile görüş ve onay alınmalıdır.
– Her mail gönderilmeden önce en az iki kez okunmalıdır.

ZİYARETÇİ YORUMLARI

Henüz yorum yapılmamış. İlk yorumu aşağıdaki form aracılığıyla siz yapabilirsiniz.

BİR YORUM YAZ